L’avènement du Cloud informatique a apporté aux entreprises de nouveaux moyens de gérer leur parc informatique. Différentes possibilités s’offrent désormais à elles, depuis la conservation de leur parcs informatique au sein de l’entreprise, avec des postes physiques qu’elles gèrent et monitorent elles-même à l’aide d’équipes internes, jusqu’à la virtualisation des postes, rendant possible pour n’importe quel employé de travailler depuis n’importe quelle machine, avec des temps de maintenance ou d’indisponibilité réduits au minimum.

La solution à choisir ne s’impose pas toujours d’elle-même. Elle demande souvent une réflexion de la part du gestionnaire ou du dirigeant afin d’établir les éventuels moyens de rationaliser ou d’améliorer la gestion des coûts informatiques, idéalement tout en permettant à l’entreprise de rester innovante et compétitive.
Dans cet article, nous souhaitons vous apporter un éclairage sur ce que représentent les coûts informatiques et sur les différents leviers dont vous disposez pour optimiser leur gestion.

L’informatique : centre de coût ou création de valeur ?

Cette question est importante pour décider de la façon dont le budget informatique est abordé au sein de l’entreprise. En effet, l’objectif est-il de minimiser les coûts ? Maximiser l’efficience ? Ou de chercher l’innovation ?

L’informatique dispose d’une place centrale dans le fonctionnement de l’entreprise. Elle permet d’améliorer la qualité du service rendu au client, et par là même, la satisfaction des clients, mais aussi, la qualité et l’efficience du travail accompli par les collaborateurs, la capacité pour les équipe de collaborer, d’être flexibles, ou encore, la possibilité pour l’entreprise de rebondir sur les opportunités et d’innover.

De ce fait, il semble réducteur de cantonner l’objectif du budget informatique à une simple limitation des coûts, puisque le système d’information participe directement à la réussite du projet de l’entreprise.

Une idée claire des centres de coûts de l’informatique

Le problème avec le calcul des coûts informatique de l’entreprise, c’est qu’il existe des coûts évidents, mais surtout, un certain nombre de coûts cachés.

Que faut-il intégrer dans le calcul de vos coûts informatiques ?

Coûts évidents

  • L’achat des postes de chaque collaborateur (ponctuel)
  • L’achat des serveurs (ponctuel)
  • L’achat des licences (ponctuel)
  • La mise en place de solutions de sauvegardes fiables et pérennes pour les données, les emails, les programmes (ponctuel)
  • L’emploi d’un ou de plusieurs collaborateurs pour maintenir le parc informatique (récurrent)

Coûts moins évidents

  • La maintenance des différents équipements dans le temps (récurrent)
  • Le renouvellement des postes obsolètes et des licences expirées (environ tous les 3 à 5 ans)
  • Les ressources nécessaires pour faire fonctionner les équipements (électricité : postes collaborateurs et serveurs) (récurrent)

Coûts cachés

  • Les coûts liés aux pannes, incidents, pertes de données, arrêts temporaires de l’activité
  • Le maintien en conditions de sécurité des équipements face à la montée des menaces informatiques (procédures, adaptations aux nouvelles réglementations, formations)
  • Le maintien en conditions d’innovation des équipements face à la concurrence et à l’obsolescence des matériels (veille, recherche, formation)
  • Le temps passé en ressources humaines et recrutement avec les collaborateurs du pôle informatique

Pour calculer vos coûts informatiques sur une ou plusieurs années, il faut estimer les quantités nécessaires à votre entreprise pour chacun de ces champs, et les multiplier par le temps sur lequel vous souhaitez estimer le calcul (1 an, 2 ans, 3 ans…)
Vous pouvez ensuite tout simplement diviser le total par le nombre de vos employés, afin d’obtenir le coût de votre informatique par poste collaborateur.

Coûts informatiques et externalisation

Après avoir parcouru les éléments de cet article, vous disposez désormais d’une idée plus précise de vos coûts informatiques estimés par poste pour votre entreprise. C’est alors qu’il devient intéressant de considérer les nouvelles offres de maintenance informatique, de services hébergés et de gestion de parcs informatiques désormais disponibles à l’heure du Cloud Computing.

En effet, les offres proposées par les entreprises de services informatique ont la particularité de se décliner sur le modèle du Cloud, c’est à dire, avec un paiement à la consommation, généralement mensualisé ou annualisé. Autrement dit, il devient facile de comparer l’offre de l’entreprise avec l’estimation de vos coûts, et de définir si l’externalisation de la gestion de votre informatique, voir même, l’externalisation du matériel lui-même, est intéressante pour votre entreprise.

Les avantages de ce type d’offres externalisées sont multiples :

  • Capex vs Opex : vous réalisez des dépenses d’exploitation, et non des dépenses d’investissement de capital
  • Facilité pour calculer et évaluer vos dépenses, qui sont fixes, mensuelles ou annuelles et sans surprises
  • Flexibilité à la hausse ou à la baisse de vos capacités informatiques, selon les conditions fixées par le prestataire, sans être limité par la nécessité d’investir (il vous suffit de faire part au prestataire de votre souhait de booster ou de diminuer votre offre)
  • Des compétences pointues et expertes pour donner à votre entreprise des capacités d’innovation et d’efficacité optimales

Ivision propose des offres de maintenance informatique et d’hébergement haute disponibilité, pour tous les types de structures, TPE et PME. Vous souhaitez en savoir plus sur nos offres d’infogérance, sur site ou externalisées sur nos serveurs, ou encore, par nos offre de gestion de parc informatique ? Contactez nous.