Responsables informatique : comment maîtriser votre budget ?

Depuis plusieurs années, de notamment depuis les récents ralentissements économiques, la maîtrise du budget IT est devenue l’une des principales priorités des DSI, et une activité qui monopolise une grande partie de leur temps.

Et ce, d’autant plus que la gestion du budget informatique concerne également la gestion des équipes, la prise en compte des aléas et la sensibilisation et le suivi des différents services de l’entreprise.

Savoir déceler les coûts, faire les bons choix et maîtriser ses dépenses sont donc des qualités rares et recherchées, et ce d’autant plus que les évolutions des services IT, avec le Cloud et le Saas, tendent vers toujours moins de contrôle et toujours plus de complexité pour les responsables informatique.

Nous allons donc dans cet article nous intéresser aux évolutions actuelles des budgets IT, à ces nouvelles tendances qui faussent la vision des budgets IT, et aux évolutions à envisager pour les directions informatiques.

 

Evolution des budgets IT et réduction des dépenses

Ainsi, plusieurs études ont été récemment menées sur le sujet des budgets IT en 2014.

L’étude Dépenses IT 2014 de NetMediaEurope (éditeur du site Silicon.fr), menée auprès 158 DSI d’entreprises françaises de 100 à 5 000 personnes, nous apprend donc que les budgets IT seraient en passe de connaître une légère progression, après une longue période de pression à la baisse.

En effet, 21 % des organisations de 100 à 500 personnes envisageraient d’augmenter leurs dépenses en 2014, tandis que 12 % prévoiraient de les réduire. C’est beaucoup moins qu’en 2013, où 43 % des entreprises de cette taille pensaient réduire leurs investissements.

Pour ce qui est des postes de dépense, les grands gagnants sont la sécurité, les solutions métiers et les ERP. Il y a toutefois des disparités en fonction des tailles des entreprises, puisque les entreprises de moins de 500 salariés mettent davantage l’accent sur le stockage, alors que les entreprises plus importantes s’orientent vers le décisionnel et la virtualisation.

Malgré tout, près d’une entreprise sur deux cherche à contenir son budget, en misant sur la réduction des coûts de maintenance et de fonctionnement, et près d’un DSI sur deux envisage d’utiliser le BYOD pour réduire les dépenses.

 

Halte au shadow IT

Toutefois, limitation des investissements et identification des coûts font partie du quotidien de la gestion du budget IT depuis longtemps. Mais de nouveaux éléments viennent semer le trouble dans cette mécanique bien huilée, comme par exemple, le phénomène du “Shadow IT”.

Le Shadow IT (Voir notre article : Shadow IT : Les risques et les opportunités de l’Informatique fantôme) , c’est lorsque d’autres services que la DSI, les directions métiers par exemple, prennent des décisions liées au déploiement ou à l’achat de nouveaux services ou équipements IT sans en référer à la DSI.

Selon une étude menée par Avanade, une société americaine est spécialisée dans l’intégration de solutions éditées par Microsoft, 31 % des dépenses technologiques en France se feraient en dehors du service IT. Une autre étude, réalisée par CA Technologies, porte ce chiffre à 49%, toujours pour les entreprises françaises. Comment expliquer ce phénomène ?

Il semblerait que les directions informatiques ne s’intéressent pas suffisamment aux projets liés aux dernières tendances que sont les Cloud Computing, le Big Data ou la mobilité. Ces tendances qui permettent de travailler sur de nouveaux services, de nouveaux usages, et des opportunités d’innovation.

Trop souvent, les DSI se focalisent davantage sur les aspects techniques du système d’information, sur sa gestion et sa maintenance, au détriment de l’écoute des besoins des utilisateurs. L’autre facteur qui pousse les directions métiers à passer outre la validation ou la recommandation de la DSI : l’urgence.

Bien souvent, mobiliser une autre instance de l’entreprise veut dire alourdir le projet et augmenter les délais…

 

De la nécessaire évolution de la DSI

Ainsi, comme le constatent toutes ces études, désormais, la maîtrise du budget IT passe, pour les DSI, par une nécessaire remise en question, et par une évolution de leur métier et de leurs compétences.

Les responsables informatiques ne doivent donc plus se concentrer uniquement sur les tâches de maintenance et de gestion des systèmes d’information. Avec l’émergence de prestations externalisées, plus claires et plus rentables, qu’il s’agisse d’hébergement, de service, ou d’accès à des applications en mode Saas, le service IT doit davantage se positionner en tant que chef d’orchestre des services IT, et conseiller à la fois les pôles métiers et la direction.

C’est donc une dimension plus stratégique qui s’ouvre aux responsables informatique, avec la nécessité de passer davantage de temps en veille et en benchmark, de développer leurs relations et leur communication avec les autres services de l’entreprise, pour mieux cerner leur besoins mais aussi, pour asseoir leur légitimité, et enfin, de devenir l’interface entre les différents prestataires IT de l’entreprise, et le garant du bon fonctionnement de ces différents services. Si le sujet vous intéresse, n’hésitez pas à lire notre article : DSI : du centre de coûts à l’innovation.

 

Ce n’est que de cette façon que les DSI pourront obtenir une position plus cruciale au sein des comités de direction. Avec des missions plus dynamiques, et un rôle plus stratégique, il pourront devenir un véritable moteur de croissance pour l’entreprise.

Et dans un marché IT extrêmement changeant, où de nouveaux business model prennent le pas sur les anciens, ce n’est que de cette façon que les responsables IT parviendront désormais à maîtriser leurs budgets.