Tout le monde connaît des dirigeants déçus par l’externalisation de leurs services informatiques : Ils ont eu l’impression de perdre leur pouvoir, de dépenser plus d’argent ou d‘y voir encore moins clair. En effet, maitriser son externalisation n’est pas, de prime abord, une tâche aisée. Il est important de prendre un certain nombre de précautions, tant dans le choix du prestataire, dans les tenants et les aboutissants du contrat, que dans le périmètre de la prestation.

Ainsi, une externalisation réussie repose sur quelques principes clés. L’institut de conseil américain Gartner, leader mondial du conseil aux entreprises IT et toujours à la pointe dans le domaine de la recherche et des études sur ce sujet, a établi la liste des principaux conseils et bonnes pratiques à suivre pour réussir son externalisation informatique, et les a publié dans un rapport intitulé, “Five Principles Underpin IT Cost Optimization”.

Nous vous proposons dans cet article un résumé des principaux points soulevés par ce rapport :

 

Transparence

Pour maîtriser l’externalisation de votre système d’information, développez la transparence : plus vous savez ce que vous attendez de l’informatique, quelle valeur cette dimension apporte à votre activité, plus vous avez une vision claire de vos coûts, de vos besoins, plus vous pouvez dialoguer, chercher à réduire les coûts et optimiser les services.

Si vous êtes transparents vis à vis de votre prestataire, vous pourrez plus facilement obtenir la même transparence de sa part. Ce principe peut même être l’une des bases de votre contrat : pour bien faire, entreprise et prestataire doivent travailler en partenariat, dans la transparence.

 

Agilité

optimiser ses coûts externaliser

Pour réduire les risques en matière d’externalisation informatique, développez l’agilité : il ne s’agit pas seulement de réduire les coûts, mais de disposer de la souplesse dont vous avez besoin.

Prenez-y garde : l’absence de souplesse risque de vous coûter cher. Vos contrats doivent donc pouvoir s’adapter aux évolutions de votre activité. Mieux vaut être vigilant si vous vous engagez dans la durée.

 

Besoins

Pour parvenir aux meilleurs résultats en terme d’externalisation informatique, anticipez vos besoins : mieux vous saurez où vous voulez aller, plus vous pourrez prévoir, vous organiser, trouver les solutions optimales. Tenez compte de la dimension informatique quand vous réfléchissez à vos projets et prenez vos décisions stratégiques.

Si l’informatique n’intervient qu’en bout de course, vous serez bien moins pro-actif, votre rayon d’action sera plus limité et vous aurez moins de chance de prendre les décisions optimales.

 

Simplification

Pour éviter les écueils les plus importants en matière d’externalisation IT, cherchez à simplifier votre système : l’informatique est complexe en elle-même, c’est un fait. Mais parfois, l’organisation ajoute en complexité. Pour optimiser vos coûts, il faut optimiser votre organisation.

N’hésitez donc pas à revoir les processus et l’organisation en éliminant tout ce qui n’est pas indispensable et nuit à l’optimisation des coûts et des performances. Parfois, nous mettons en place une organisation pour répondre à un problème, et nous ne nous rendons pas compte qu’il arrive un moment où elle n’est plus adaptée, notamment quand la source du problème qu’elle devait résoudre a disparu. N’hésitez pas non plus à repenser la distance géographique, revoir tous les processus qui n’ont plus de raison d’être.

 

Durée

Enfin, pour pérenniser votre démarche d’externalisation informatique, engagez-vous dans la durée : l’optimisation des coûts informatiques ne doit pas être un effort ponctuel, mais elle doit faire l’objet d’une démarche constante d’amélioration continue, sans quoi elle sera vite dépassée. L’informatique est un domaine qui évolue trop vite pour qu’on puisse se contenter de s’y pencher une fois par an.

 

Ainsi, l’externalisation de son système d’information n’est pas toujours aussi complexe qu’il n’y paraît, dans la mesure où l’on est bien informé sur les bonnes pratiques à mettre en place. Réussir son projet d’externalisation nécessite de mettre en place un pilotage et une coordination, modifier une partie de ses processus et de se donner la capacité de mieux comprendre son système et anticiper sur les besoins à venir.

Pour vous accompagner dans cette démarche, Ivision vous propose ses prestations d’audit et de conseil, afin de vous aider à identifier clairement les différents éléments qui composent votre infrastructure informatique, et évaluer vos besoins, tant en terme de capacité, que de performance ou de sécurité.

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