Suite aux contraintes de télétravail imposées par la crise sanitaire, de nombreuses entreprises ont profité de la levée de certaines restrictions pour se tourner vers le travail hybride, c’est-à-dire pour une forme d’organisation basée à la fois sur du travail à distance et sur du présentiel. D’après l’étude « Reworking Work : Quantitative Research » commandée par Atlassian en 2021, on constate que sur 6 pays, la France se classe première en matière d’adoption du travail hybride avec 68 % ds salariés ayant adopté ce mode de fonctionnement.

Pour les entreprises, l’adoption du travail hybride soulève plusieurs enjeux, notamment concernant des outils de travail collaboratifs et de la cybersécurité. Dans cet article, nous allons évoquer les défis et la mise en place du travail hybride sur le plan du système d’information.

Travail hybride : une évolution du télétravail

Bien que de nombreux employés ont repris le chemin du bureau, certaines entreprises semblent avoir un intérêt à maintenir un télétravail partiel :

Mettre en place le travail hybride apporte en effet des avantages à l’entreprise pour la marque employeur :

  • ce mode de travail offre aux employés plus de liberté,
  • Il permet de témoigner de la confiance de l’employeur envers ses salariés
  • Il est souhaité par les 3/4 des salariés français, comme le souligne une étude effectuée en juin 2020 par le Groupe Adeco.

Proposer le travail hybride est donc un moyen de différenciation et d’attractivité pour les employeurs. Cela met également en avant la modernité de l’entreprise, tant dans ses usages que dans ses process et dans ses outils de travail.

Le travail hybride présente par ailleurs des avantages en termes de fonctionnement. En effet,

  • Il apporte plus de souplesse dans l’organisation du travail de l’entreprise,
  • Il permet de tirer profit des outils mis en place durant la crise et des compétences numériques acquises par les employés.

Enfin, sur le plan économique, le travail hybride permet de réduire les coûts immobiliers de l’entreprise. L’immobilier étant le deuxième plus gros poste de dépense après les salaires, il s’agit d’un enjeu non négligeable, particulièrement en période de crise.

Quels sont les défis du travail hybride ?

Maintenir un travail hybride au sein de son entreprise implique la prise en compte de plusieurs défis. Pour les DSI, ces défis reposent avant tout sur l’utilisation des outils permettant de maintenir une collaboration et une communication étroites, et surtout, sur la capacité de l’entreprise à continuer d’assurer la sécurité informatique du salarié, même à distance.

Plus précisément, il s’agira pour la DSI :

  • d’assurer aux employés la capacité de maintenir une bonne communication, en interne avec les autres équipes, mais aussi, avec les partenaires et avec les clients,
  • de permettre aux employés d’accéder facilement et rapidement à toutes les données et à tous les outils nécessaires pour effectuer leur travail,
  • de continuer de garantir la sécurité des données et des accès, même lorsque l’employé n’est pas sur site et protégé par les règles habituelles du système d’information.

Comment mettre en œuvre le travail hybride au sein de son entreprise ?

Mettre en place le travail hybride relève de stratégies, de procédures et d’outils adaptés.

Adoption de la communication unifiée

Dans un modèle hybride, la communication doit être repensée. L’employé doit pouvoir jongler le plus facilement possible entre différents outils (emails, documents, visioconférence, appel téléphonique) et il doit pouvoir retrouver ces éléments et leur historique facilement, quel que soit le lieu où il se trouve et le matériel qu’il utilise.
Pour répondre à ce besoin, les éditeurs proposent depuis plusieurs années des solutions de communication unifiée (UCaaS, Unified Communications as a Service) intégrant en leur sein une multitude de canaux de communication et d’outils de partage :

  • téléphonie fixe et mobile,
  • messagerie électronique
  • messagerie instantanée,
  • visioconférence,
  • agenda partagé,
  • partage de documents…

Avec une solution de communication unifiée, non seulement ces outils sont accessibles de façon centralisée, mais surtout, ils sont hébergés par leur éditeur et mis à disposition de façon distante, avec l’ensemble de leurs données et sauvegardes.

Le collaborateur n’a plus qu’à disposer d’une connexion Internet et de ses identifiants pour accéder, depuis n’importe lieu et avec n’importe quel matériel, à l’ensemble de ses outils et fichiers habituels. Il n’a pas non plus à s’occuper des aspects techniques, comme de l’installation ou de la mise à jour de ces différents outils.

Côté entreprise, ce type de solution apporte une rationalisation des outils de communication, désormais gérés au sein de la même plateforme et appartenant au même éditeur.

Il en découle également des facilités d’administration et une rationalisation des coûts, la maintenance étant essentiellement assurée par l’éditeur, et la gestion étant réalisée de manière centralisée et distante.

Un projet qui doit être réfléchi et dimensionné

Selon le cabinet IDC, le marché de la communication unifiée s’est accéléré pour atteindre environ 19 millions d’utilisateurs en Europe au deuxième trimestre 2021. Mais cette croissance cache une autre réalité. Face à l’urgence, certaines entreprises ont parfois adopté leurs outils de collaboration sans prendre le temps de s’interroger sur les modes de fonctionnement de l’entreprise ou sur ses projections de croissance.

C’est pourquoi il est important pour les DSI et les dirigeants d’entreprise d’étudier les besoins réels de leurs équipes et faire des projections afin d’anticiper les besoins d’évolution de ces outils, de façon à s’assurer que l’investissement sera pérenne dans le temps.

De plus, les DSI doivent penser à adapter le réseau de l’entreprise, qui doit être dimensionné convenablement afin de faciliter le bon fonctionnement de ces outils de collaboration, et ce même en dehors de l’entreprise.

Au-delà des outils : de la gouvernance et des process

Pour le pôle informatique, la mise en place du travail hybride ne se limite bien évidemment pas à un changement d’outil, elle s’accompagne de nouveaux process et de nouveaux usages :

En effet, la charte informatique de l’entreprise doit être complétée par une charte de télétravail. Cette charte va reprendre les champs d’applications et les modalités du télétravail. Sur le plan informatique, cette charte va définir la mise en œuvre du télétravail, avec notamment, les outils autorisés, les droits et les responsabilités des utilisateurs concernant les ressources informatiques de l’entreprise, les dispositions de sécurité et de bon fonctionnement du système d’information dans le cadre du travail à distance etc.)

De plus, les espaces de travail de l’entreprise doivent s’adapter aux nouvelles pratiques de collaboration hybrides. Les bureaux et les postes de travail fixes doivent idéalement continuer d’exister, pour que l’employé puisse retrouver ses repères lorsqu’il n’est pas en télétravail. Il faut également prévoir des espaces de collaborations et de réunion à distance, pour permettre aux employés on-site d’échanger facilement avec ceux à distance et d’organiser des vidéoconférences.

Comment assurer la sécurité des données dans un contexte de travail hybride ?

Outre la communication, l’enjeu majeur de la mise en place du travail hybride pour l’entreprise est de continuer d’assurer aussi efficacement qu’auparavant la sécurité du système d’information.

Plusieurs recommandations peuvent être préconisées afin d’améliorer la sécurité des données lors du travail hybride :

  • Sensibiliser et former les collaborateurs sur les menaces et à l’application des différentes chartes de l’entreprise. C’est aussi l’occasion de mettre à jour les contrats de travail en prenant en compte le volet hybride.
  • Mettre à disposition des collaborateurs des appareils professionnels qui doivent être mobiles, sécurisés et gérés à distance par l’entreprise. Cela limitera l’exposition au risque dû à l’utilisation d’un équipement personnel.
  • Faire le choix d’une solution de communication unifiée professionnelle et paramétrée selon les besoins en sécurité de votre organisation.
  • Utiliser un VPN pour sécuriser les accès distants. Son déploiement vous permettra de mieux chiffrer les connexions et les échanges de données entre les collaborateurs travaillant à distance et votre réseau.
  • Renforcer les règles de sécurité en matière d’identification et d’authentification pour chaque membre de l’équipe. Les mots de passe doivent être renouvelés tous les trois mois et inclure des caractères spéciaux tout en contenant au moins 8 caractères en tout. Un système de double authentification doit être mis en place, surtout pour l’accès aux applications stratégiques ou à la messagerie.
  • Surveiller, contrôler et limiter l’accès aux fichiers, notamment en contrôlant les partages et en limitant les actions qu’un utilisateur peut effectuer sur un document.

Travail hybride : les autres éléments de performance

D’autres aspects ou process de votre système d’information peuvent participer de manière plus ou moins indirecte à la performance de la mise en place du travail hybride au sein de votre entreprise :

  • la formation délivrée à vos employés pour leur permettre d’assimiler les nouvelles procédures et les nouveaux outils procédures
  • le support technique de votre système d’information et sa capacité à répondre rapidement aux demandes de vos utilisateurs, même lorsque ceux-ci sont en situation distante.

Modèle hybride : un modèle fait pour durer ?

Selon une étude menée en France, aux Pays-Bas et en Italie par OnePoll, une partie des français pensent que le travail hybride va perdurer dans les usages, avec une augmentation des investissements des entreprises dans la mise en place d’environnement hybride (37%).

Les entreprises, de leur côté, semblent majoritairement souhaiter un retour de leurs salariés dans leurs locaux :

    • Selon une étude comparative commandée par le cabinet de conseil Génie des Lieux, 81 % des entreprises veulent faire revenir leurs collaborateurs au bureau en 2022.
    • Elles n’étaient que 77 % à l’envisager en 2021.

Si la question n’est pas tranchée, le travail hybride reste toutefois une opportunité pour les entreprises de moderniser leurs outils et de gagner en flexibilité. En particulier, pour les services informatiques, les processus et les usages du travail hybride sont en adéquation avec les problématiques de résilience informatique. Sur site ou depuis n’importe quel lieu, ils offrent aux collaborateurs la possibilité de poursuivre leur activité quelles que soient les circonstances (panne, travail sur site distant, injonction de recourir au télétravail pour un temps donné…) ce qui représente de véritables enjeux de compétitivité.